在目前傳統(tǒng)會議室使用上，缺少統(tǒng)一的管理缺席與方法，會議室使用都經(jīng)常會遇到以下問題：

a. 缺乏預(yù)約辦法，使用會議室只能靠碰運氣，或者在門口排隊等著；

b. 會議室很多，但不知道哪一間空閑，只能一間間看過去；

c. 事先定好的會議室，別人不知道，捷足先登，自己反而要等在門口了；

d. 會議簽到情況不準確或存在代簽情況；

e. 預(yù)約的會議室無法開門；

f. 會議被打斷，不斷有人冒然闖入，就為了看看會議室是不是空閑；

另外，列舉有關(guān)會議功能的企業(yè)OA使用中常見的不足：

g. 會議登記不直觀：現(xiàn)有OA系統(tǒng)登記時，無法直觀獲取會議預(yù)約的情況信息，操作繁瑣；

h. 無法確認會議室狀態(tài)：無法獲取會議室是否使用信息，可能造成會議沒有進行而會議室閑置；

i. 無法擴展?jié)M足更高管理要求：只能在OA預(yù)約模塊下使用，不方便。

由于目前許多大中型單位手工化管理會議室，各樓層的會議室空閑，預(yù)約情況不能及時得知。為了進一步規(guī)范會議室的使用和預(yù)約管理，避免資源的沖突。由廣東善百智能科技有限公司自主研發(fā)的SMMS會議室預(yù)約管理系統(tǒng)，用戶只需要通過互聯(lián)網(wǎng)或通過前端設(shè)備即可隨時了解每個會議室的當(dāng)前狀態(tài)和預(yù)約情況，提高了會議室的使用率，節(jié)省會議組織者的時間。

因此，一套有管理有序、使用簡易、狀態(tài)明了的智能會議室管理系統(tǒng)應(yīng)運而生。

一．系統(tǒng)概述
1.系統(tǒng)概述

概述：

通過預(yù)約系統(tǒng)，所有人員可以通過電腦查詢所有會議室使用情況，并能夠預(yù)約處于空閑狀態(tài)的會議室，對參會人進行排座。同時郵件或短信等方式通知與會人員，而召開的會議信息將同時顯示在大屏幕和會議室門口的小屏幕上。用戶到場后進行掃碼簽到或人臉識別簽到、簽到情況準確返回后臺進行統(tǒng)計，如聯(lián)動了門禁系統(tǒng)，則簽到后可觸發(fā)門禁開門。進入會場后，會議室墨水屏桌牌則自動顯示對應(yīng)人名。

用戶登錄：用戶通過瀏覽器訪問系統(tǒng)服務(wù)器；

會議室一覽：系統(tǒng)以類似列表的方式展示所有會議室的使用情況，使用戶一目了然；

預(yù)約會議室：用戶確定需要使用的會議室和時間段，進行預(yù)約，成功后，其他用戶在“會議室一覽"中會看到這個會議室某時間段已被占用；

郵件通知：系統(tǒng)可以自動或手動方式郵件通知與會人員；

綜合會議顯示：在前臺、大廳等位置，裝設(shè)大屏幕電視，滾動顯示所有會議信息——會議綜合屏；

會議室門口顯示：在會議室門口位置裝設(shè)小屏幕顯示設(shè)備，顯示當(dāng)前會議狀態(tài)（正在開的會/空閑），已基本會議室會議日程表——會議預(yù)約屏；