實現會議全程無紙化，不用一張紙一支筆，節省了紙張、油墨、打印和投影設備成本；省去會議材料的打印、復印、裝訂、分發等環節，縮短會議資料準備時間。

視頻會議系統，又稱會議電視系統，這是指兩個或兩個以上不同地方的個人或群體，通過傳輸線路及多媒體設備，將聲音、影像及文件資料互傳，實現即時且互動的溝通，以實現遠程會議的系統設備。視頻會議的使用有點像電話，除了能看到與你通話的人并進行語言交流外，還能看到他們的表情和動作，使處于不同地方的人就像在同一會議室內溝通。
基本形態
一般的視頻會議系統包括MCU多點控制器(視頻會議服務器)、會議室終端、PC桌面型終端、電話接入網關(PSTNGateway)、Gatekeeper(網閘)等幾個部分。各種不同的終端都連入MCU進行集中交換，組成一個視頻會議網絡。此外，語音會議系統可以讓所有桌面用戶通過PC參與語音會議，這些是在視頻會議基礎上的衍生。目前，語音系統也是多功能視頻會議的一個參考條件。
電話接入網關
用戶直接通過電話或手機在移動的情況下加入視頻會議，這點對國內許多和出差多的人尤其重要。可以說今后將成為視頻會議的功能。